Ombudsverfahren / Hinweisgebermeldestelle
Konzernweite Ombudsstelle und Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) bei Klingspor
Die Klingspor Unternehmensgruppe verfügt bereits für ihre weltweit tätigen Mitarbeiter über eine Kontaktmöglichkeit, um Hinweise auf unkorrekte Geschäftspraktiken und Verstöße gegen Gesetze und Richtlinien entgegen nehmen zu können.
Neben der frühen Aufdeckung von kriminellem Verhalten, wie z.B. Korruption, Betrug, Diebstahl, Veruntreuung, dient das Ombuds- und Hinweisgebersystem sowohl der Vermeidung von Verstößen gegen geltende Gesetze als auch Verstößen gegen interne Richtlinien und Vorgaben in der Klingspor-Gruppe.
Zu diesem Zweck hat die Klingspor AG bereits vor Jahren eine Ombudsstelle in Haiger eingerichtet.
Die bewährte Ombudsstelle übernimmt zukünftig auch die Funktion als interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), über die Beschäftigte weltweit, Geschäftspartner, aber auch Dritte jederzeit die Möglichkeit haben, regelwidriges Verhalten zu melden, auf Wunsch auch anonym.
Um wirksam gegen Verstöße vorzugehen und adäquate Folgemaßnahmen einzuleiten, können Hinweise über die bereits etablierten internen Kanäle abgegeben werden:
- E-Mail: omb@klingspor.de
- Telefon (Deutsch und Englisch) zu den üblichen Geschäftszeiten unter:
+49 (0) 2773 922 800
Auf Wunsch:
- Postalisch: Klingspor AG, Ombudsstelle, Hüttenstraße 36, 35708 Haiger, Germany
Auf dem Briefumschlag bitte „“Streng vertraulich! Nur durch Ombudsstelle zu öffnen“ vermerken. - Persönlich nach vorheriger Terminvereinbarung über omb@klingspor.de
Alle Hinweise werden vertraulich durch die Ombudsstelle geprüft, auf Wunsch ist auch eine anonyme Meldung und Bearbeitung möglich. Für Hinweisgeber greift der im Hinweisgeberschutz-gesetz geregelte Schutz vor Repressalien, um zu gewährleisten, dass Hinweisgeber, die solche Verstöße aufdecken vor persönlichen Nachteilen geschützt werden. Wir gehen davon aus, dass, wie in der Vergangenheit, verantwortungsvoll mit der Hinweismöglichkeit umgegangen wird, insbesondere bei anonymen Hinweisen und stellen nur der Vollständigkeit halber klar, dass die Vertraulichkeit und der Schutz von Hinweisgebern nicht für vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Hinweise gelten.
Gleichzeitig sollen aber auch zu Unrecht Beschuldigte durch vertrauliche Bearbeitung und Überprüfung des Verdachts besseren Schutz genießen.
Auf ihre Meldung hin, erhalten Hinweisgeber innerhalb 7 Tagen eine Eingangsbestätigung und innerhalb 3 Monaten eine inhaltliche Rückmeldung.
Das Gesetz sieht für Mitarbeiter des Unternehmens primär die Nutzung der internen Meldestelle (Ombudsstelle) für Hinweise vor, weil dieses regelmäßig eine schnellere und zielführende Bearbeitung verspricht.
Von staatlicher Seite soll beim Bundesamt für Justiz (BfJ) eine externe Meldestelle als Alternative geschaffen werden, die bestehenden Meldesysteme bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) sowie beim Bundeskartellamt für ihren speziellen Aufgabenbereich bleiben daneben bestehen.
Aufgrund unserer positiven Erfahrungen mit dem Ombudssystem in der Klingspor Gruppe freuen wir uns über die neue gesetzliche Regelung zum Hinweisgeberschutz in Deutschland, die unsere bisher schon intern gelebte Praxis fortschreibt.
Stand: 28.06.2023